Kom igång!

För att lägga till en ny agent, gå in på Agents och klicka på knappen Add new agent.   Här fyller du i agentens namn (visas i chatten), avdelning, mailadress, tillfälligt lösenord, om agenten ska ligga Back office eller Front office samt max antal chattar vid start (kan senare justeras i klienten). Obs, antal chattar kan ej vara noll, utan minst 1. Om du vill att agenten ska få ett välkomstmail med sina inloggningsuppgifter skickat till sig klickar du i boxen Send introduction email. För att spara din nya agent klicka på Add new agent. När agenten är skapad kan du ge hen Admin-behörigheter genom att antingen klicka på den lilla nyckeln bredvid agentens namn, alternativt de tre små prickarna tillhäger om agneten, och sedan klicka på Permissions. Du kan också ge agenten tillgång till en eller flera grupper (1) och/eller Ticket Mailboxes (2).  

Om du vill ändra en agents inställningar går du in på fliken Agents och klickar på Actions längst ut till höger i agentlistan: * Edit Här ändrar du namn, mailadress och avdelning och/eller flyttar agenten till/från Back office eller Front office*. * Permissions Här ändrar du agentens adminrättigheter. Obsevera att du endast kan aktivera adminrättigheter om du själv är Superadmin och endast för de ImBox-tjänster som ert företag använder. * Log out Här loggar du ut agenten från samtliga enheter. * Remove Här tar du bort agentens konto från ImBox. Även om du plockar bort en agent kommer all historik finnas kvar i statistiken. Observera att det inte går att ångra borttag utav en agent. *En Back office-agent kan endast chatta internt med kollegor i ImBox-klienten. En Front office-agent kan däremot chatta både internt och externt med besökare på er hemsida. OBS! Du behöver ha vissa behörigheter för att kunna editera en agents inställningar. Kontakta oss om du behöver denna behörighet!

För att ta bort en användare behöver du ha behörigheten att kunna radera agenter. Om du har denna behörighet klickar du dig in under Agents. Därefter letar du upp agenten som ska raderas, klickar på Actions längst till höger och väljer Remove:

Om du inte kan lägga till fler agenter på grund av att max antal agenter uppnåtts. Om ingenting annat står i avtalet blir det en extrakostnad per agent på årsbasis framöver som tillkommer. Du behöver inte ta det via ImBox, utan kan genomföra denna process direkt under Agents och Add new agent då den säger till om ni uppnått maxantalet och ger alternativ mot kostnad som du ni behöver lägga till medarbetare som agenter. Ingenting görs utan er accept! Har du frågor kring avtalet kan du kontakta din kontaktperson hos oss på ImBox. Vet du inte vem detta är kan du skriva ett par rader till oss i chatten eller maila oss på hello@imbox.se så guidar vi dig rätt. Om du försöker lägga till en ny agent och får meddelandet "Email address already exists on another account", finns det redan en användare med samma e-postadress. Hör av dig till oss även i detta fall, så hjälper vi dig. 🤗 Ett hett tips är att ta en städdag och gå igenom så att alla agenter som ligger uppe är aktiva användare. Om ni hittar agneter som inte längre används kan ni radera dessa och skapar då plats för nya! 

Adminrättigheterna, även kallade Permissions, avgör hur mycket du som agent kan se och göra i ImBox Admin. Om du kikar in på Agents indikerar den svarta färgen på nyckel-symbolen brevid agentnamnet att agenten blivit tilldelad adminrättigheter. Är nyckeln i stället grå har agenten inga rättigheter i Admin. Om du svävar med muspekaren över nyckeln ser du vilka rättigheter agenten har: Om du klickar på nyckel-symbolen får du upp verktyget för att lägga till och justera agentens adminrättigheter: För att tilldelas adminrättigheter, eller utöka dina rättigheter för att själv kunna dela ut rättigheter i Admin behöver du kontakta den som är Superadmin på ert företag – dessa personer kan dela ut rättigheter till dig som kollega. Tips! Saknar ni administratörer eller behöver hjälp att lägga till flera? Kontakta oss på hello@imbox.se eller skriv till oss i chatten, så hjälper vi er att komma igång.

I stället för att skapa en ny agent, kan du bjuda in nya agenter. För att göra detta, går du till Agents och klickar på Invite agents. När du klickat på knappen, fyller du i en eller flera e-postadresser (en e-postadress per rad) och klickar på Next. I nästa steg väljer du den eller de grupper som e-postadresserna ska tillhöra (Groups), eventuell titel/avdelning (Department) och om agenterna ska vara Front office eller Back office (Type). Därefter klickar du på Send invites. De e-postadresser som du lade till i listan får sedan ett mejl med inbjudan till ImBox där de får fylla i eget namn och lösenord samt ladda upp en egen profilbild. När alla uppgifter är ifyllda får de dessutom länken till nedladdningen av ImBox-klienten. 

Endast vi på ImBox kan skicka ut nya introduktionsmejl så skicka bara ett mail till hello@imbox.se om du önskar skicka ut ett nytt introduktionsmejl till någon kollega. Den viktigaste informationen i mejlet är: * Länken till nedladdning av ImBox-klienten: https://imbox.se/nedladdning/ * Användarnamn: exempel@exempel.se * Lösenord: exempellösen123 Om du inte vill att vi skickar ut ett nytt introduktionsmejl åt agenten är det lättast om du kopierar ovan och byter ut användarnamnet, samt lösenordet till rätt användarnamn och lösenord för att därefter skicka informationen till kollegan. Har du glömt vilket lösenord du gav agenten kan du ta dig till Agents > Actions > Reset password för att skapa ett nytt lösenord, alternativt be personen klicka på Forgot your password? som hittas i inloggningsläget i klienten. Väljer du det senare alternativet behöver personen först ladda ned klienten. Om något är oklart eller du behöver hjälp med att exempelvis återställa lösenordet, är det bara att du startar en chatt med oss, mejlar till hello@imbox.se.

För att byta profilbild på en agent, tar du dig till Agents-fliken för att därefter klicka på edit, som finns under de tre prickarna till höger om agenten. Därefter kommer nedan pop up-fönster visas och här väljer du en ny bild eller logga genom att klicka på Edit image.  Önskar du byta flera agenters profilbilder till t.ex. en och samma logga? Använd då tick-funktionen brevid agenternas profilbilder och klicka i de agenter du önskar ändra bild för. Klicka sedan på Actions > Change profile picture så får du upp samma fönster som ovan och följer stegen. Rekommenderad storlek är 200x200 px. Om du vill använda samma profilbild som en kollega använder, kan du läsa mer i denna artikel: Hur kopierar jag en agents profilbild eller logga? 

Du hämtar enkelt en profilbild, eller logga från en existerande agent genom "drag-n-drop". Du hovrar helt enkelt med din muspekare över profilbilden du vill hämta, klickar (håll in) och drar ut den till ditt skrivbord där den sedan sparas automatiskt.  När bilden är nedsparad till ditt skrivbord kan du sedan lägga upp den på en ny agent i Add new agent eller lägga till den på en existerande agent genom att klicka på edit på den specifika agentens profilbild. Se mer under Hur byter jag en agents profilbild? .

När du ska lägga upp en ny agent får du välja om personen ska vara en Front office- eller en Back office-agent. Front office Att vara en Front office-agent innebär att du syns utåt i chatten på er hemsida när du är i Online-läge. Du kan också chatta internt med dina kollegor oavsett om du är i Online- eller Away-läge. En agent som är i Away-läge syns aldrig utåt i chatten på er hemsida.  Back office Att vara en Back office-agent innebär att du inte syns i chatten på er hemsida men att du kan vara inloggad i ImBox-klienten och chatta med dina kollegor internt, oavsett om du står i Online- eller Away-läge. En Front office-agent kan skicka vidare en extern chatt till dig om du är Back office och står i Online-läge.

Alla ImBox applikationer (ImBox-klienten på dator, ImBox-klienten i mobilapp samt Admin-verktyget) finns endast på engelska. Vi erbjuder support på både svenska och engelska via chatt och mail 🤗

Det finns flera anledningar till varför ni ska använda labels i tjänsterna Chat, Tickets och Call. Alla bolag har olika behov – här nedan listar vi några av de fördelar ni får om ni aktivt använder labels. * Statistiskt syfte Chat, Tickets & Call Att använda labels för att senare kunna följa upp statistik är kanske den mest självklara anledningen. Genom att kika in i Analytics-delen och se vad just era chattar, ärenden och samtal handlar om får ni en översikt över vilken typ av frågor ni oftast får och/eller lägger mest tid på.  Om det finns särskild statistik som är av extra värde för er – rörande däckbyten, leveranser med en viss speditör eller frågor från en speciell marknad, till exempel – är det en god idé att skapa specifika labels så att ni kan grotta ner er i just den statistiken. Genom att ha full överblick kan ni med datan från statistikverktyget öka chansen att en kund konverterar. Ni lär känna er kund och kan proaktivt arbeta för att skapa en friktionsfri kundresa. * Uppdatera och komplettera med information på er hemsida Chat, Tickets & Call Om ni frekvent använder labels kan ni se vilken typ av frågor ni oftast får. På så sätt får ni också en indikation på vilken information som era besökare inte hittar svar på på er hemsida. Om 70 procent av alla era chattar handar om vilka betalningsalternativ ni erbjuder behöver ni kanske uppdatera er FAQ och/eller hemsida gällande detta? Kanske finns det redan information om detta – men besökarna hittar inte dit? * Undersök när ni uppnår SLA-tiden och inte Tickets Som tidigare nämnt, kan det vara bra att ha koll på vilka delar som tar mest tid. Ta först reda på vilka labels ni ger de flesta ärendena genom att spana in Tickets by Label. Hoppa sedan till avsnittet SLA (Service Level Agreement) och filtrera på de labels du vill ha mer information om. Uppnår ni SLA-tiden för ärendena med den specifika labeln – får kunderna svar i tid? Vilka områden går utanför er SLA? Hur skulle ni kunna förbättra svarstiden i Tickets när det kommer till dessa ärenden? * Chattar och samtal med längre varaktighet Chat & Call Använd filtreringsfunktionen högst upp i Analytics-delen för att se vilken typ av chattar och telefonsamtal som tar längst tid – filtrera på en viss label och scrolla ned till Median duration. Kanske tar det längre tid att ge hudkonsultation än att besvara frågan hur lång tid det tar innan en produkt finns i lager igen? Vissa chattar och samtal kommer alltid ta längre tid än andra, men det kan vara bra att veta vilka frågor som faktiskt tar längst tid och då fundera över om ni med hjälp av statistiken kan effektivisera dessa delar? Behövs det möjligen fler snabbsvar inom området så att kunderna kan få snabbare svar? * Filtrera och få bättre sökresultat i Tickets i ImBox-klienten Tickets Om ni är flitiga med att labela upp ärenden, kan ni få en ännu bättre överblick i Tickets genom att använda Tickets filters och My views. Tickets filters är globala – de syns hos alla agenter i en viss grupp – och skapas av administratörer, medan My views läggs till av varje agent och syns endast hos den egna agenten. Både filtrena och de egna vyerna fungerar som mappar där ni kan samla alla ärenden med en viss label, t.ex. Försäkringsfrågor, Reklamationer eller Rådgivning (som kan kombineras med olika statusar m.m.). Intill varje filter finns också en siffra som anger hur många ärenden som ligger i just det filtret, just nu – kanske ska ett visst filter med störst antal ärenden prioriteras? Läs mer om Tickets filters här. Genom att använda labels i Tickets, blir det också enklare att söka upp tidigare ärenden. Med hjälp av sökfunktionen går det att filtrera ut ärenden med en viss label. Var lägger jag till labels? Om du behöver lägga till, eller ta bort en label gör du detta under General > Lables. Där har vi nu samlat lables för alla våra tjänster, så att det är en tydlig överblick över vilka lables som tillhör vilka tjänster. Om du inte ser Labels-vyn behöver du kontakta den som är administratör hos er eller oss på ImBox för att få behörigheten.

Nej, det kan du inte. Detta beror på att det inte ska gå att ge en label och därmed statistiken en helt annan innebörd. Om du vill byta namn på en label får du skapa en ny label och ta bort den gamla. Statistiken kommer inte försvinna för den labeln, men det kommer inte gå att filtrera på labeln i Analytics. Du skapar/tar bort labels under General > Labels. Du behöver ha behörigheter för detta.

I dagsläget är det endast vi på ImBox som kan lägga till nya grupper åt er. Tickets * Kan användas för att ge olika agenter access till olika inkorgar i tickets. * För att skapa filter utöver standardfiltrena som finns, måste det finnas minst en grupp. * Grupper kan tillämpas när man skapar snabbsvar i klienten och där ge behörighet till vissa snabbsvar sett till specifika grupper. Chat * Beroende på hur er uppsättning ser ut kan olika grupper hjälpa till att dela upp er hemsida. När agenterna då tilldelas en, eller flera grupper syns agenter på de utvalda sidorna. Detta kan användas för att exempelvis sätta "rätt agent på rätt plats". * Du kan använda grupper för tydlighet i indelningen bland agenterna, exempelvis "Prio 1", "Prio 2". Agents Du kommar själv ihop vilken agent som ska tillhöra vilken grupp under Admin > Agents. Den som har tillgång till Grupp "X" har tillgång till allting där grupp X är specificerat som en regel/behörighet utifrån ovan. Ta kontakt med oss via hello@imbox.se eller chatten så hjälper vi dig skapa, ta bort eller ändra en grupp!

Med automatisk regel, eller Automated jobs, kan ni automatisera vissa tasks i våra tjänster: Chat, Tickets, Answers, Forms Exempel Ni önskar ta bort chatkonversationer med en specifik label som är äldre än X antal dagar/veckor, eller ändra en viss status i tickets (t.ex pending till closed) efter att den varit inaktiv i X antal dagar/veckor. Detta är absolut möjligt! Viktigt att tänka på är Automated jobs varje timma kommer se över och ta bort/ändra på alla valda tasks som stämmer överens med exempelregeln. Observera också att reglerna man tillför med Automated jobs kommer överträda era generella datalagringstider. Det går bra att ha flera olika regler och kombinationer av regler.  För att aktivera Automated jobs rycker ni tag på oss i chatten eller mejlar in era önskemål till hello@imbox.se, så hjälper vi er!

Klicka bara på Forgot your password? under inloggningsknappen och ange den mailadress du använder som Username. Därefter får du en återställningslänk skickad till din mailadress. Följ länken och välj sedan ett nytt lösenord. OBS! Denna funktion fungerar endast om ditt ImBox-konto är knutet till en faktiskt e-postadress. Om ditt Username är en fiktiv mailadress behöver du kontakta ImBox Support, så hjälper vi dig att återställa ditt lösenord.

På vår hemsida kan du läsa mer om våra olika tjänster: Ärendehantering ImBox Tickets FAQ ImBox FAQ Chatt ImBox Chat Formulär ImBox Forms Help Center ImBox Help Center Telefoni ImBox Call Och du har väl inte missat våra tilläggstjänster: BankID i chatt ImBox BankID BankID telefoni ImBox BankID Call Facebook Messenger ImBox Facebook Instagram DM ImBox Instagram Videochatt ImBox Videochatt Wallboard ImBox Wallboard Önskar du ytterligare information? Kontakta din säljare, skriv ett par rader till oss i chatten eller maila oss till hello@imbox.se

Du kan hitta information om våra olika tjänster på vår hemsida. För länkar, spana in artikeln Var hittar jag information om ImBox olika tjänster?  Önskar du ytterligare information? Kontakta din säljare, skriv ett par rader till oss i chatten eller maila oss på hello@imbox.se.

Om du använder flera utav ImBox tjänster, eller t.ex. har delat upp dina tjänster i olika länder eller bolag, är det stor chans att dessa också är uppdelade i flera olika widgets. För att byta widget och kunna se t.ex. statistik eller editera FAQ för en specifik widget behöver du byta vy i Admin. Detta gör du genom att klicka fram din Widget Selector i övre högra hörnet:

Alla våra tjänster är anpassade för att följa den nya Dataskyddsförordningen (GDPR) som trädde i kraft 25 maj 2018. Vill du veta mer om hur vi arbetar med GDPR är du varmt välkommen att kontakta oss för vidare information.  

Klicka här för att ladda ner ImBox-klienten i desktop-version för Mac, PC eller MSI. Om du vill ha klienten i mobilen, sök på "ImBox Online" i App Store eller dylikt. Släppta uppdateringar av klienten och appen installeras automatiskt när du startat om ImBox-klienten eller appen.

Alla tjänster ni har hos ImBox kommer presenteras i menyn högst upp i den lila baren. Har ni samtliga av våra tjänster, kommer det se ut ungefär som bilden nedan. Varje tjänst har en egen kategori, och drop down-listan som dyker upp när man ska gå in i en tjänst har två underkategorier; Statistics och Settings.  Under Statistics hittar ni allt med analytiskt värde för tjänsten, som Tickets Analytics i exemplet. Och under Settings finner ni allting som berör vissa regler eller funktioner ni kan ställa in för tjänsterna.  * Krävs viss behörighet för att ha tillgång till denna menyn. Detta justeras under Agents.  General Under General har vi samlat all data som inte tillhör någon specifik tjänst, eller som kan tillämpas på flera tjänster, exempelvis; BankID, Labels, Page Filters mm. Widget Längst bort till höger finner ni (ev) en rullista där ni väljer vilken widget ni vill arbeta i. Vissa av er har flera olika widgets, främst om ni har många olika marknader eller delat upp FAQ i annan widget. Ska ni alltså uppdatera en FAQ, se då till att ni är inne på "rätt widget" för den specifika FAQ:n.  

För att tilldelas adminrättigheter eller utöka dina rättigheter i Admin behöver du kontakta den som är ImBox-administratör på ert företag – hen kan i sin tur dela ut rättigheter till dig som kollega.  Saknar ni administratörer eller behöver hjälp att lägga till flera? Eller kanske saknar du som ImBox-administratör någon behörighet? Kontakta oss på hello@imbox.se eller skriv till oss i chatten så hjälper vi er att komma igång.

Kanske har ditt företag bestämt att ni alla måste ha MFA för att logga in i ImBox, eller kanske tycker du att det är bra med en extra säkerhet.  Det finns två sätt att aktivera Multi-Factor Authenticator; 1. Via Authentication app (vilket är absolut säkraste sättet och rekommenderas som alternativ) 2. Email adress Väljer vi att logga in med Authentication app, läs och följ stegen som uppkommer, vilka är att: 1. Ladda ner en MFA-app (rekommenderat är Google Authenticator eller Authy). I mobilen, koppla e-mailadressen som ni loggar in på ImBox. Gör ni fel är det bara att backa och klicka på Byt konto. 2. Skanna QR-koden som visas på skärmen och  3. Klicka sedan på Continue för att komma vidare till koden. För extra säkerhet, om du skulle byta telefon eller dylikt, ladda ner en Recovery code på pdf som du sparar på datorn och alltid snabbt kan gå tillbaka till vid behov.     

För att justera designen på er widget – bl.a. typsnitt, färger och texter – eller funktioner som styrs av er URL-struktur, behöver du kontakta ImBox Support. Enklast är att du sammanfattar era önskemål och skickar in dessa till hello@imbox.se, men har du frågor ryck tag i oss i chatten.

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med Chatboten: 1. Agents  Lägg upp agenter och sätt permissions på dem som ska vara med och träna chatboten. Lägg även upp agenter om ni önskar vara i second line, om ni ska använda er av det. Detta är agenter som kan ta över chatten om chatboten inte kan svara på en fråga. Gör dessa till Front office-agenter (syns i chatten på hemsidan). Om ni använder grupper - tilldela agenterna den/de grupper de ska vara med i. Mer info: Hur lägger jag till en ny agent?  Vad innebär Front Office respektive Back Office?  Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem?  2. Chatbot setup  Anpassningar och inställningar för Chatboten hittar ni under Chat > ChatBot Setups. Under respektive flik kan ni göra följande: a. Choose an identity and behavior for you assistant Name: ”Botnamn” Website: Er hemsida Profile picture: Snyggar till utseendet Language: Välj det språk som boten (och er hemsida) ska svara på. Har ni alternativet "Automatic" gör boten sitt yttersta för att identifiera språket besökaren skriver på. Greeting message: Hälsningsfras i chatten - Går även bra att lägga till knappval och länkning under hälsningsfrasen för att hjälpa igång besökaren med val eller skicka dem till rätt URL. b. Intents Skapa Intents genom att notera vad kunden har för avsikt med sin fråga och hjälp boten svara på ett önskvärt sätt.  * Skapa ett intent genom att skiva en vanlig frågeställning, klicka på suggest * Se över intentet så det stämmer och redigera 'Description' * Boten är bäst på engelska så skriv till den (helst) på engelska * Custom Answer - Om ni vill att boten ska svara exakt samma varje gång, se steg 2c. * Ask AI - Ge boten instruktioner i hur ni önskar att den ska svara För exempel på hur ett intent kan byggas upp, läs här. Använd också vår magiska HELP-knappen för vidare information och guidning direkt kopplat till steget i setupen. c. Chatbot Flow I vissa situationer kan det finnas frågor eller ärenden som ni inte vill att AI:n ska hantera automatiskt. Det kan också handla om att ni behöver använda en integration som i sin tur kommunicerar med ett tredjeparts­system eller hämtar information från externa källor. I dessa fall är Chatbot Flow ett utmärkt verktyg. Med Chatbot Flow får ni full kontroll över vad chatboten ska säga och hur den ska kommunicera med kunden. Det gör det möjligt att styra svaren exakt, vilket är särskilt värdefullt för känsliga frågor eller när information behöver förmedlas på ett specifikt och konsekvent sätt. Läs mer om hur Chatbot Flow fungerar här  Läs mer om blocken i Chatbot Flow här    d. Documents Ett frivilligt steg som fungerar ungefär som en FAQ-artikel om ni har FAQ. Går att använda för statisk data för att förtydliga vissa benämningar ni använder för att guida boten.  Till exempel) Vi på ImBox har döpt och benämner vårt ärendenhanteringssystem 'Tickets'. Googlar jag en översättning är Tickets = Biljetter. Jag kan alltså lägga upp data/information till boten att Tickets avser en produkt hos oss och är vår form avv ärendehanteringssystem och att det är Ticket som ska användas i svaren ut till inskrivande part. Ett annat användingområde är om ni har pdf:er på hemsidan med viktig information som ni önskar att boten använder till sina svar. Boten kan inte läsa av innehållet i pdf:er som ligger länkat på er hemsida, så antingen skapa ett intent där ni ger instruktioner till boten att länka till sidan ni har pdf:erna på hemsidan, alternativt kopiera innehållet och klistra in informationen här. e. Import FAQ/Help Center articles Koppling till er FAQ så att boten kan använda informationen i artiklarna som ni skapat i sin kunskapsbank. Boten uppdater kopplingen varje kvart för att få med eventuella förändringar ni gör i artiklarna. f. Import Website Scrape:a er hemsida så att boten kommer åt all er information för att agera Amazing i chatten. Ni kan exkludera sidor, exempelvis produktsidor, huvudmeny/footer och sökfält - Sådant som boten inte behöver!  Kopplingen till er hemsida uppdateras varje vecka (veckodag är beroende på när ni läste in hemsidan här) för att plocka upp eventuella uppdateringar ni gör. g. Import Products Ni kanske inte ser denna rad, då den öppnas upp av en ImBoxare för er där den är väsentlig - vilka framför allt är er e-handlare! 👩🏻‍💻 Här kan ni läsa in era Product sheet! h. Reusable Bot Responses Här samlas tidigare konversationer som chatboten har genererat automatiskt. Dessa används som återanvändbara svar för att hjälpa boten att känna igen och hantera liknande frågor i framtiden. Syftet är att förbättra chatbotens träffsäkerhet och svarstid genom att dra nytta av redan hanterade dialoger. När en liknande fråga dyker upp i chatten kan boten snabbare generera ett relevant och konsekvent svar baserat på tidigare konversationer. Här kan ni ta bort konversationer om ni inte önskar att boten tränas på ett specifikt tidigare svar. i. Tool (advanced) - Not implemented, can only be seen by ImBox Enbart väsentligt om ni använder er av egna API:er till boten, säg till oss så hjälper vi dig! ---------- Extra/valfria funktioner Bot anaytics Se Source, första grafen "Messages Resolution Rate" visar procentuellt hur många av alla frågor som blivit besvarade respektive de gånger boten inte kunnat svara på besökarens fråga.  Andra grafen, "Chat Event", visar antalet gånger chatten inte kunnat svara på en fråga och skickat över chattkonversationen till en verklig människa, agent som tagit över dialogen.   Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊 ---------- Frågor? Alla frågor och svar gällande chatten hittar du i Admin Help Center. Fler tips? Fler tips kring hur du tar chatten till nästa nivå hittar du i denna guide.

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med chatten: 1. Agents  Lägg upp agenter och gör dem till Front office (syns i chatten på hemsidan) eller Back office (kan endast ta emot chattar från Front office-kollegor). Om ni använder grupper - tilldela agenterna den/de grupper de ska vara med i. Mer info: Hur lägger jag till en ny agent?  Vad innebär Front Office respektive Back Office?  Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem?  2. Chat Labels För att ni ska kunna kategorisera era chattar och läsa ut statistik behöver ni lägga till labels. Dessa lägger ni till under General > Labels. Arbetar ni med grupper kan du också koppla labeln till specifika grupper. Mer info: Varför ska vi använda labels?  ---------- Extra/valfria funktioner 3. Rapid Responses (läggs till i ImBox-klienten)  Ni kan redan under er onboarding gå in i ImBox-klienten för att skapa och dela era snabbsvar för att vara förberedda inför att ni går live. Agenter med Permission (🔑) för Rapid responses har även möjlighet att dela dessa snabbsvar med en eller flera agenter och/eller specifika grupper direkt i ImBox-klienten. Mer info: Hur skapar jag globala snabbsvar?  Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem?  Hur kan vi optimera vår kundservice i chatten?  Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊 ---------- Frågor? Alla frågor och svar gällande chatten hittar du i Admin Help Center. Fler tips? Fler tips kring hur du tar chatten till nästa nivå hittar du i denna guide.

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver checka av i Admin för att ni ska vara redo att gå live med Call. 1. Agents Lägg till de agenter som ska använda Call under Agents. För att agenten ska få tillgång till Call i klienten behöver ni tilldela agenten den/de kö/köer hen ska bemanna genom att lägga till dessa under Call queues i Agents-menyn. Mer info: Hur lägger jag till en ny agent?  Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem?  2. Labels För att ni ska kunna kategorisera era samtal och läsa ut statistik behöver ni lägga till labels. Detta gör ni under General > Labels. Mer info: Varför ska vi använda labels?  3. Call Queues Lägg in och/eller uppdatera era scheman för öppettider i era köer under Call > Queues > Update schedule. Mer info: Hur fungerar Call Queues?  4. Call Flow Som ett sista steg ska vi in i Call Flow för att bygga upp själva telefoniflödet (IVR). Inne i Call Flow finns en så kallad Flow-del för huvudflödet och sen en del för varje specifik kö: 1. Call Flow - Här bygger ni upp flödet för vad som ska hända när inringaren ringer in till er. Under de andra 2. Queue Flow (2) - Här bygger ni upp vad som ska hända när inringaren väl kopplats vidare till den specifika kön. Ytterligare funktioner att känna till i Call Flow: 3. Help - Här hittar ni användbara "Hotkeys" som kan vara till hjälp när ni bygger upp era flöden.  4. Simulator - Detta är ett jättebra hjälpmedel för att testa flödet under tiden ni bygger för att säkerhetsställa att allt blivit rätt. Bara skriv in ert telefonnummer, lägg in de förutsättningar ni vill ha och ring upp numret som visas i Simulatorn så kommer ni direkt kunna lyssna igenom flödet. 5. Revisions - Blev det fel? Bara klicka på Revisions så kan ni backa tillbaka till tidigare versioner av Call Flow. 6. Publish - Kanske självklart, men glöm inte publisera dina ändringar i Call Flow innan du lämnar! Mer info: Finns det någon guide för hur Call Flow fungerar?  Hur fungerar Call queues?  Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊 ---------- Fler frågor? Alla frågor och svar gällande ImBox Call hittar du här i FAQ:n och i Admin Help Center.

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med FAQ. 1. Agents Lägg till de agenter som ska arbeta med FAQ under Agents. För att agenten ska få tillgång till FAQ-verktyget i Admin behöver ni tilldela agenten rättigheter till detta under Actions > Permissions och sedan bocka i Articles & Categories.  Mer info: Hur lägger jag till en ny agent?  Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem?  2. Categories Ni lägger enkelt till era kategorier under Articles & Category > Categories genom att klicka på New Category.  Mer info: Hur lägger jag till en ny kategori i vår FAQ?  3. Articles Nu är det dags att lägga in era artiklar (frågor & svar) och koppla dessa till rätt kategori. Missa inte att tagga upp era artiklar med synonymer och dylikt för att förbättra fritextsökningen, samt att koppla på feedback-funktionen på era artiklar. Mer info: Hur lägger jag upp en ny artikel i FAQ:n?  Hur använder jag taggar i FAQ:n?  4. Widget FAQ När ni skapat era kategorier är det dags att sätta upp själva FAQ:n! Ni skapar designen för er FAQ och laddar upp era ikoner för era kategorier under HC & FAQ > Widget FAQ. Missa inte att ni här även kan lägga till textparagrafer och alert-texter för att nå ut med viktig information till era besökare. Mer info: Hur fungerar Widget FAQ och hur redigerar jag vår FAQ?   Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med ImBox Help Center: 1. Agents Lägg till de agenter som ska arbeta med Help Centret under Agents. För att agenten ska få tillgång till HC-verktyget i Admin behöver ni tilldela agenten rättigheter till detta under Actions > Permissions och sedan bocka i Articles & Categories.  Mer info: Hur lägger jag till en ny agent?  Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem?  2. Categories Ni lägger enkelt till era kategorier under Articles & Category > Categories genom att klicka på New Category. När ni lagt upp kategorin, klicka dig in i själva kategorin och lägg till artiklar. För att kategorin ska synas måste den även läggas till i design-vyn (HC & FAQ > Help Center). Här väljer ni sedan i vilken ordning kategorierna ska visas i Help Centret samt lägger till ikonen ni vill använda för kategorin. Mer info: Hur lägger jag till en ny kategori? Hur byter jag ikon på en kategori i vårt Help Center?  3. Articles Nu är det dags att lägga in era artiklar (frågor & svar) och koppla dessa till rätt kategori. Missa inte att tagga upp era artiklar med synonymer och dylikt för att förbättra fritextsökningen, samt att koppla på feedback-funktionen på era artiklar. Mer info: Hur lägger jag upp en ny artikel?  Hur använder jag taggar?  4. Design I design-vyn (HC & FAQ > Help Center) kan ni smidigt justera utseendet av ert Help Center och dess undersidor. Här kan ni bestämma ordningen av kategorierna, lägga in en header och ikoner, justera färger och mycket annat skoj som hjälper ert Help Center att sticka ut! Mer info: Hur redigerar jag vårt Help Center?  Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med ImBox Forms: 1. Agents Lägg till de agenter som ska arbeta med Forms under Agents. För att agenten ska få tillgång till Form Setup där man bygger formuläret - kontakta CSM som ger dig och valda kollegor rätt Permission i Admin. Mer info: Hur lägger jag till en ny agent? 2. Setup Gå in under Forms > Setup Forms > Form Flow Bygg ert formulär och åt kreativiteten med hjälp av våra byggblock på vänstersidan. Se alla Field-block (block med information till kunder eller när ni önskar information från kund), Condition-block (regelblock för att matcha val som besökaren gör och separerar valen för att kunna specificera de olika grenarna) och Action-block (lägg ett action ni önskar ska hända vid olika val i formuläet).  Ta hjälp av: Finns det någon guided för hur Form Flow fungerar?  Form Flow Guide Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊 ---------- Fler frågor? Alla frågor och svar gällande ImBox Forms hittar du här i FAQ:n och i Admin Help Center.

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med Tickets. 1. Setup Mailboxes Anpassningar och inställningar för respektive mailbox hittar ni under Tickets > Setup Mailboxes > Settings. Under respektive flik kan ni lägga till följande: a. Email template - Generella inställningar på mailboxen, som typsnitt mm. b. Automatic Response - Aktivera om ni önskar ha Autosvar som går ut från denna specifika mailbox när första mailet inkommer till tickets. Exempel) c. Signature - Mailboxens globala signatur som skickas ut automatiskt när en agent mailar ut från denna mailbox (vid första meddelandet). Denna kombineras alltså med den personliga signaturen ni lagt till för agenten. Exempel på global signatur. d. GDPR Consent - Den samtyckestext som skickas ut tillsammans med signaturen när ni mailar ut från den specifika mailboxen. Exempeltext finns under denna flik. e. Outgoing Email - De DNS Records ni behöver lägga till för att det ska gå att skicka mail via er maildomän/er i Tickets. Har ni inte redan fått instruktionerna utav er ImBox-kontakt kan ni enkelt ladda ner dem här: Notera: Om ni har DNS:er kopplat mot ett annat ärendehanteringssystem så dubbelkolla med din ImBoxare vad som gäller här! När ni, eller er system administratör, lagt in inställningarna kan ni också själva testa om allt är korrekt och är det korrekt inlagt visar systemet gröna checkboxar på allt.  OBS! Sista steget i Setup Mailboxes är Incoming Email. Kontakta din ImBox:are för att säkerhetsställa att allt är klart för att gå live – innan ni lägger in Forwardingen.  1. Incoming Email - När ni fått utbildning i Tickets är det alltså dags att gå live! Ni kopplar då in Forwardingen i er Outlook/Gmail-inkorg och mail börjar då att vidarebefordras från originalkorgen in till Tickets. Gå till Setup mailboxes > Incoming email för att hitta instruktioner för hur ni lägger in Forwarding-kopplingen.   2. Agents Lägg till de agenter som ska använda Tickets under Agents. När du skapat agenten klicka på Actions > Edit längst till höger i menyn för att tilldela agenten en personlig signatur i Tickets: För att agenten ska få tillgång till Tickets i klienten behöver ni tilldela agentern den/de mailbox/ar hen ska bemanna genom att lägga till dessa under Ticket Mailboxes i Agents-vyn: Om ni använder Groups för att tilldela specifika agenter t.ex. Filter, Rapid responses och Ticket templates - tilldela agenterna den/de specifika grupperna under Groups i Agents-menyn. Mer info: Hur lägger jag till en ny agent? Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem? Hur lägger jag till en ny grupp?  3. Tickets Labels För att ni ska kunna kategorisera era ärenden, skapa Ticket Filters och läsa ut statistik behöver ni lägga till labels. Detta gör ni under General > Labels. Arbetar ni med grupper kan du också koppla labeln till specifika grupper. Mer info: Varför ska vi använda labels?  ---------- Ytterligare valfria men väldigt värdefulla funktioner i Tickets: 4. Rapid Responses & Ticket Templates (OBS! Läggs till i ImBox-klienten)  För att vara ordentligt förberedda kan redan under er onboarding gå in i ImBox-klienten för skapa snabbsvar och templates i Tickets. Agenter med adminrättigheter har även möjlighet att dela dessa snabbsvar med en eller flera agenter och/eller specifika grupper direkt i klienten. Läs gärna mer om Rapid responses & Ticket templates under Support Center i klienten. Mer info: Hur skapar jag globala snabbsvar?  5. Ticket Filters För att sätta en riktigt bra struktur i Tickets har ni möjlighet att skapa gemensamma "globala" filter i Admin under Tickets > Tickets Filters, dessa kan ni tilldela en eller flera specifika grupper. Individuella filters för Tickets kan skapas av den enskilda agenten direkt i klienten under My views. Dessa är endast synliga för den agent som skapade filtret. Mer info: Hur skapar och ställer jag in filter i Tickets?   Använd globala filter i stället för My Views  6. Mail Flow För att undvika manuellt arbete och effektivsera ert arbete i Tickets kan ni i Mail Flow själva sätta upp regler för att styra flödet av era inkommande mail.  Mer info: Hur fungerar Mail Flow?   Lägg in regler i Mail Flow och automatisera mera!  OBS! Mail Flow-regler appliceras endast på mail som manuellt skickas in i Tickets - inte på Tickets som skapas via ImBox Forms. Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊 ---------- Frågor? Alla frågor och svar gällande ImBox Tickets hittar du i Admin Help Center. Fler tips? Fler tips kring hur du tar Tickets till nästa nivå hittar du i denna guide .

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med ImBox Customer Survey: 1. Agents Lägg till de agenter som ska sätter upp Customer Survey under Agents. För att agenten ska få tillgång till Setup Customer Survey där man bygger surveyn - kontakta CSM som ger dig och valda kollegor rätt Permission i Admin. Mer info: Hur lägger jag till en ny agent? 2. Setup Gå in under General > Setup Customer Survey > Edit ✏️ a) Mail Designa din enkät * Mail subject * Kan ändra bakgrunden * Header + Logotype (buggar) * Färger + texter * Mail är väldigt känsligt och kan då hamna i skräpkorgen Quick response * Sätta ett betyg rätt i mailet - man är klar med svaret Survey Link * Vilken skala vill de ha? * Rating scale * Rating display Footer * Exempelvis adress eller öppettider b) Landing page Om ni väljer att ha Survey Link (se ovan) utformar ni hur ni vill att enkäten ska ska se ut; Vilka frågor och vilka skalor vill ni ha? Notera: Tänk på kunden, kortare och mer koncist är den bästa kombinationen! c) Configuration När ska enkäten triggas/skickas? Det finns olika kombinationer av detta: * Enabel mail configuration * Status * Label (lite mer manuellt + valmöjlighet) * Status & Label * Do not send with label * Delay - fördröjning av antal dagar avslutat ärende * Submissions per user * One (de kan enbart svara en gång) * Unlimited (de har 3 månader på sig att ändra sitt svar) * Response time limit * All responses Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊 ---------- Fler frågor? Alla frågor och svar gällande ImBox Forms hittar du här i FAQ:n och i Admin Help Center.

Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med ImBox Sociala Medier som Facebook, Instagram & WhatsApp: 1. Agents Lägg till de agenter som ska ha tillgång till de sociala medier ni vill koppla till ImBox under Agents. Enbart den agent som äger facebook-sidan behöver ha access till Chat > Social integrations i Agentvyn under Actions > Permissions. Mer info: Hur lägger jag till en ny agent?  Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem? 2. Lägg till önskade kopplingar Ni lägger enkelt till era Facebook-, Instagram-kopplingar eller WhatsApp genom att klicka på "Connect/reconnect with Facebook" osv. Bara följ instruktionerna stegvis. Mer info: Hur aktiverar jag Facebook Messeger- och/eller Instagram-kopplingen i Klienten?  DONE! 😊