Tips & tricks
En samling av 13 artiklar
Chat
CHAT: Hur kan vi optimera vår kundservice i chatten? 🚀
Vill ni vässa er servicenivå i chatten? Här nedan listar vi här ett gäng actions
som enkelt kan ta er till nästa nivå!
💜 Snabbsvar - Bibehåller ni er servicenivå och tonalitet i hela teamet?
Snabbsvar (Rapid responses) används främst för att effektivisera servicen i
chatten, men är också viktiga för att säkerhetsställa att ni alltid ger samma
svar och bibehåller samma tonalitet mot alla era besökare. Med bra rutiner för
att hålla dessa uppdaterade skapar ni trygghet - både för era agenter och
kunder.
➡️ Se över era Rapid responses i ImBox-klienten.
💜 Interna Chat Rooms - Vill ni effektivt dela kunskap och hjälpas åt i teamet?
Alla våra kunder har fri tillgång till vår interna chattfunktion och Rooms i
ImBox-klienten. Med hjälp av de individuella chattarna och rummen kan ni på ett
enkelt sätt skapa effektiva interna supportkanaler. T.ex. kan hela supportteamet
ligga med i ett rum och ärendefrågor från mindre erfarna agenter kan snabbt
skickas in i gruppen och de kan då få hjälp direkt av mer rutinerade agenter. Ni
delar ni effektivt kunskap mellan agenter och chattar med kund kan besvaras
snabbt och enkelt istället för att de behöver eskaleras till ett ärende när en
agent inte besitter all kunskap. Tänk hur enkelt det också kan bli att
kommunicera kring ärenden mellan olika avdelningar som arbetar i Tickets -
direkt i chatten!
➡️ Skapa Rooms i klienten och addera de agenter/grupper ni vill ha med i
chattrummet.
💜 Label-statistik - Mäter ni det ni vill mäta?
Att använda Labels i chatten är en självklarhet för att kunna följa upp er
statistik, men har ni sett till att ni mäter det ni faktiskt vill mäta? Genom
att se till att ni utformat era Labels korrekt kan ni också styra hur ni vill
mäta er aktivitet och se vilka områden som kräver mest av er kundservice.
Följden blir att ni snabbt kan identifiera de områden som behöver mest kärlek
för att förbättras eller effektiviseras.
➡️ Se över era Labels i Admin > Settings > Labels.
💜 "Interna" Labels - Har ni koll på vilka svar era kunder frågar efter?
Ett otroligt enkelt men effektivt sätt för att fånga upp bra frågor och
funderingar i chatten är att lägga till en Label som heter något i stil med ”Bra
svar”. Med hjälp av denna Label kan era agenter effektivt ”öronmärka” de chattar
med frågor som bör besvaras i interna och/eller externa Help Centers. Bara sök
upp Labeln i era Chat logs så har ni massor av inspiration!
➡️ Skapa en "intern" Label i Admin och följ sedan upp denna i era Chat Logs.
💜 Front Office & Back Office - Har ni både mer och mindre erfarna agenter?
Våra Front office & Back office-funktioner gör att ni effektivt kan låta mindre
rutinerade agenter agera ”receptionister” och ta emot chattarna på hemsidan.
Kommer det in chattar som behöver eskaleras till mer erfarna agenter kan dessa
sitta Back Office och kan då få chattarna skickade till sig via Transfer
chat-funktionen i chatten. Back Office agenterna syns alltså inte utåt på
hemsidan och behöver inte lägga tid på enklare frågor som kommer in i chatten.
Rätt person på rätt plats!
➡️ Editera agenten i Admin > Agents > Edit och ange om de ska vara en Front
Office eller Back Office-agent.
💜 Autojobs - Behöver ni lagra olika typer av chattar olika länge?
Med hjälp av vår automatiseringsfunktion Autojobs kan ni enkelt radera chattar
som innehåller känsliga uppgifter snabbare än er övergripande lagringstid. Skapa
en specifik Label t.ex. ”GDPR” som ni sätter på de chattar som innehåller
känslig information, så kan vi på ImBox se till att dessa raderas med tätare
intervall.
➡️ Kontakta ImBox så hjälper vi er sätta upp en passande regel i Autojobs.
💜 API för kontakter - Har ni inloggat läge eller ”Mina sidor” på er hemsida?
Med hjälp av våra API:er "insertCard" och "changeName" kan ni enkelt hämta in
kundinformation från era system och direkt se vem ni chattar med när chatten
startar hos agenten. Ni kan också med hjälp av dessa API:erna även t.ex. länka
till interna kunddatasystem, allt för att göra det ännu enklare för era agenter
att ge snabb och personlig service direkt i chatten.
➡️ Kontakta ImBox så får ni tillgång till vår API-dokumentation.
💜 API för varukorgen - Har ni en e-handel och vill se innehållet i kundens
varukorg?
Med hjälp av vårt API "setCartItems" kan ni direkt i en pågående chatt skicka in
information om vilka produkter kunden har stoppat i sin varukorg. Utifrån
innehållet i varukorgen har ni sen utmärkta chanser att ge relevanta
produktrekommendationer och mersälja direkt i chatten!
➡️ Kontakta ImBox så får ni tillgång till vår API-dokumentation.
💜 Ecommerce tracker - Vill ni kunna mäta er konvertering i chatten?
För att kunna se hur FAQ och chattkonversationer bidrar till köp, är det enda
som krävs att ni lägger på den API-koppling som vi kallar E-commerce tracker. Så
snart scriptet och kopplingen är på plats börjar statistiken samlas in och den
skickas såklart direkt till Admin!
➡️ Kontakta ImBox så får ni tillgång till vår E-commerce tracker.
Har ni några funderingar? Ta kontakt med oss så hjälper vi dig med ännu fler
tips och trix! 🤗
CHAT: Hur bemöter vi våra kunder på bästa sätt i chatten? [PDF]
💜 Tips & trix när du chattar med dina kunder – en guide
Om du vill bli experternas expert på hur du tar hand om era kunder i chatten kan
du ladda ned nedan guide. Guiden innehåller tips och trips kring bland annat:
* Den viktiga svarstiden
* Kommunikation och tonalitet i chatten
* Vilken typ av språk du bör använda i chatten
* Hur du håller en effektiv och givande chattkonversation
* Hur du kan bemöta kritik och oseriösa besökare
Tips & trix - när du chattar med dina kunder.pdf
Är du ute efter snabba tips här och nu kan du ta del av nedan tips och spara
guiden ovan till när du har lite mer tid. 🤗
💜 Svara snabbt på kundens första meddelande!
Besökaren vill veta att det finns någon där på andra sidan skärmen som är redo
att ge hen hjälp och service i världsklass. Oavsett om besökaren skriver ett
enkelt "Hej", eller en lång fråga som sitt första meddelande gör du som agent
bäst i svara med ett "Hej" tillbaka för att därefter svara på den ställda frågan
– kunden ser att du författar ett svar med hjälp av de tre prickarna.
💜 Har du inte svar på kundens fråga?
Om besökaren ställt en fråga som du inte kan svara på förklara för kunden att du
är tillbaka om ett ögonblick och att du hjälper hen så snart som möjligt. Då ger
du besökaren rätta förväntningar om ett svar skulle dröja.
Du kan också skicka chatten vidare till en kollega med hjälp av Transfer
chat-funktionen eller be om besökarens e-postadress och återkoppla till kunden
när du har ett svar.
💜 Möt kunden på kundens nivå
Använder kunden ett vardagligt språk eller ett mer formellt sätt att skriva på?
Verkar det vara en person som använder många emojis och smileys, eller kanske
inga alls? 😍 🙅🏼♀️ Försök att lägga dig på kundens nivå och svara på det
sätt som kunden förstår.
Har ni en policy på ert företag kring tonalitet och bemötande? Stäm av med en
ansvarig hur du ska formulera dina svar om du känner dig osäker.
💜 Var hjälpsam och trevlig
Kanske låter det självklart, men ibland kan tålamodet tryta när kunder inte är
så tillmötesgående som man önskar. Kom ihåg att kunden ska lämna er hemsida och
chatt med ett leende och en känsla av ni erbjuder den bästa kundservicen
någonsin. Hur skulle du vilja bli bemött i en chatt om du var missnöjd med
något?
💜 "Undrar du på något mer?"
När besökaren fått svar på den eller de frågor som hen skrivit, är det bra att
ställa frågan om hen behöver hjälp med något mer. Antingen är kunden nöjd, eller
så skriver hen att det ju faktiskt fanns en till fundering.
💜 Avsluta chatten på rätt sätt
Har du säkerställt att kunden fått den hjälp hen behöver? Bra! Glöm inte att
skriva välkommen åter och att önska besökaren en fortsatt fin dag, en glad påsk
eller en trevlig helg.
Om besökaren mystiskt försvunnit från chatten och är ovanligt tyst, kan du fråga
besökaren om hen är kvar. Om kunden inte svarar på meddelandet, skriv att du är
osäker på om kunden är kvar i chatten och att hen gärna får återkomma med vidare
funderingar. Kryssa sen ned chatten för att ge plats åt en ny besökare.
💜 Snabbsvar
Snabbsvar skapar ni direkt i ImBox-klienten. Snabbsvar används för att kunna
hjälpa kunden snabbare, men även för att alla besökare ska få samma svar i
chatten och för att ni ska använda samma tonalitet ut mot kund. För att skapa
globala snabbsvar som kan användas av flera på ert bolag behövs
administratörsbehörigheter.
💜 Ta del av statistik och chat logs
Vad handlar större delen av era chattar om? Vilken dag och tid har ni flest
chattar? Se till att sätta labels på varje chatt för att kunna se vad ni får
mest frågor om samt identifiera vilka snabbsvar ni behöver och om ni behöver
lägga till en artikel i er FAQ. Kanske behöver ni utöka era Max Active Chats
eller få in fler kollegor i chatten. Genom att ha full överblick, kan ni med
datan från statistikverktyget öka chansen att en kund konverterar. Ni lär känna
er kund och kan proaktivt arbeta för att skapa en friktionsfri kundresa.
Ta del av statistiken under Chat > Analytics och loggarna under Chat > Logs.
Har du frågor? Ta kontakt med oss så hjälper vi dig med fler tips och trix! 🤗
CHAT: Tips för när du chattar med dina kunder 💬
I nedan PDF hittar du en guide som rör tips och trix i chatten för samtliga era
agenter att använda.
🔝 Tips för när du chattar med dina kunder.pdf
(Uppdaterad 2021-10-14)
FAQ
Forms
Tickets
TICKETS: Undvik manuellt arbete – lägg in regler i Mail Flow och automatisera mera!
💜 Mail Flow
Brukar ni manuellt tilldela agenter ärenden eller sätta en viss label på ärenden
när de inkommer? Med hjälp av Mail Flow kan ni automatisera detta. Om ni vill
att ärenden från en viss e-postadress ska få status Closed när det kommer in
eller att ärenden som innehåller en viss mening i ämnesraden ska få en specifik
label, till exempel, är det Mail Flow ni ska använda er utav för att lägga in
dessa regler.
Kika in under Tickets > Mail Flow och läs mer om funktionen här: Hur fungerar
Mail Flow?
💡 Tips! Mail Flow + Globala filter = sant! Om ni vill att ärenden som inkommer
från exempel@imbox.se automatiskt ska få label 'Exempel' OCH att dessa
automatiskt ska hamna i ett särskilt filter, skapar ni regeln i Mail Flow och
filtret i Tickets Filters.
💜 Automatisera mera
Vill ni att ärenden som har haft status Pending i exempelvis 30 dagar ska
stängas automatiskt? Vi på ImBox kan ställa in detta – återkom till oss så fixar
vi biffen!
TICKETS: Hur kan vi optimera vår kundservice i Tickets? 🚀
Vill ni vässa er servicenivå i Tickets? Här nedan listar vi ett gäng actions som
enkelt kan ta er till nästa nivå!
💜 Snabbsvar - Bibehåller ni er servicenivå och tonalitet i hela teamet?
Snabbsvar (Rapid responses) används främst för att effektivisera servicen i
Tickets, men är också viktiga för att säkerställa att ni alltid ger samma svar
och bibehåller samma tonalitet mot era besökare. Med bra rutiner för att hålla
dessa uppdaterade skapar ni trygghet - både för era agenter och kunder.
➡️ Se över era Rapid responses i ImBox-klienten och dela det med aktuella
agenter/grupper.
💜 Ticket Templates - När ni behöver snabbsvar-extra-allt!
Ticket templates är en avancerad version av snabbsvaren. I Templates kan ni
skapa färdiga mallar med text, ämnesrad, label, status, bifogade filer och andra
actions. Dessa kan hjälpa er att korta ner handläggningstiden på rutinärenden,
t.ex. varje gång en kund ringer in eller när ni behöver maila tredje part och då
alltid ska maila till samma person, lägga på samma label, bifoga samma fil. Ja,
ni hajar - Ticket templates löser biffen!
➡️ Lägg upp Ticket Templates i ImBox-klienten - och dela det med aktuella
agenter/grupper.
💜 Label-statistik - Mäter ni det ni vill mäta?
Att använda Labels i chatten är en självklarhet för att kunna följa upp er
statistik, men har ni sett till att ni mäter det ni faktiskt vill mäta? Genom
att se till att ni utformat era Labels korrekt kan ni också styra hur ni vill
mäta er aktivitet och se vilka områden som kräver mest av er kundservice.
Följden blir att ni snabbt kan identifiera de områden som behöver mest kärlek
för att förbättras eller effektiviseras. Utifrån era Labels kan ni också, med
hjälp utav Globala Filter, skapa en effektiv sortering av alla era ärenden i
Tickets.
➡️ Se över era Labels i Admin > Settings > Labels. Missa inte att koppla dessa
till Globala Filter för Tickets i Admin > Tickets > Filters.
💜 Globala filter - Vill ni skapa samma vyer och processer för hela teamet?
Med Globala filter blir det ordning och reda i Tickets och ni får en tydlig
överblick på vart det är mest problem. Era Ticket filters kan kopplas till
specifika Labels, mailboxar, agenter, kanaler m.m. och ni får stenkoll på hur
det ser ut i inkorgen. Tack vare detta kan ni tilldela agenter till specifika
ärendetyper, skapa prioriteringar och arbeta oerhört effektivt i Tickets.
➡️ Skapa Globala Filter för Tickets i Admin > Tickets > Filters och koppla dem
till rätt Group. Saknar ni Groups? Kontakta oss så hjälper vi er skapa dem.
💜 Interna Chat Rooms - Vill ni effektivt kunna samarbeta och dela kunskap?
Oavsett vilken ImBox-produkt ni skaffat får alla våra kunder fri tillgång till
vår interna chattfunktion och Rooms i ImBox-klienten. Med hjälp av de
individuella chattarna och rummen kan ni på ett enkelt sätt skapa effektiva
interna supportkanaler. T.ex. kan hela supportteamet ligga med i ett rum och
ärendefrågor från mindre erfarna agenter kan snabbt skickas in i gruppen och de
kan då få hjälp direkt av mer rutinerade agenter. Istället för att skicka hela
ärenden mellan varandra, delar ni effektivt kunskap mellan agenter och ärenden
kan besvaras snabbt och enkelt. Kopierar du ett TicketID och skickar det i en
chatt skapas också automatiskt en länk direkt till ärendet! Tänk hur enkelt det
också kan bli att kommunicera kring ärenden mellan olika avdelningar som arbetar
i Tickets - direkt i chatten.
➡️ Skapa Rooms i klienten och addera de agenter/grupper ni vill ha med i
chattrummet.
💜 Private Notes - Vill ni kunna samarbeta internt i externa ärenden?
Private Notes-funktionen gör att ni snabbt och effektivt kan samarbeta och
hjälpa varandra direkt i ärendet. All kommunikation är dold för kunden och syns
endast för er internt. Om en agent är assignad på Ticketen får denna en notis i
Notiscentret om någon lägger en Private Note i ärendet och vill du notifiera en
annan kollega använder du bara mention-funktionen. Grädden på moset? Ni har
också all kommunikation som skett internt dokumenterad i ärendet!
➡️ Sätt rutiner för hur ni kommunicerar internt i Tickets med hjälp av Private
Notes och börja använd dem direkt.
💜 Statusen ”SOLVED” - Mailar ni ofta tredje part och vill ha stenkoll på dessa
ärenden?
Statusen ”Solved” blir ibland lite missförstådd och det kan vara lite lurigt att
förstå dess syfte, den är dock väldigt effektiv när du inväntar ytterlige
information kring viktiga ärenden. Ibland mailar ni kund/tredje part och
efterfrågar mer information för att komma vidare och ni hamnar då lite i ”limbo”
- vi vill då inte att ärendet läggs som ”Pending” då det lätt glöms bort och vi
vill heller inte ha det som ”Reply” då agenten inväntar information för att
kunna lösa ärendet. Det är här ”Solved” kommer in! Skapa ett Filter för dessa
”inväntar återkoppling”-ärenden med status ”Solved” (samt t.ex. Label och
mailbox) för att filtrera ut dessa. Nu kan ni enkelt ha koll på och påminna
kunder/samarbetspartners kring dessa ärenden. Det bästa av allt? Om kunden
svarar kommer ärendet automatiskt lägga sig som ”Reply” igen och ni kan ta
action direkt när ni har all information ni behöver!
➡️ Skapa ett Filter i Admin > Tickets > Filters för ärenden med statusen
”Solved” och tilldela det till aktuell Group.
💜 "Interna" Labels - Har ni koll på vilka svar era kunder frågar efter?
Ett otroligt enkelt men effektivt sätt för att fånga upp bra frågor och
funderingar i Tickets är att lägga till en Label som heter något i stil med ”Bra
svar”. Med hjälp av denna Label kan era agenter effektivt ”öronmärka” de ärenden
med frågor som bör besvaras i externa och/eller interna Help Centers. Sök sedan
bara upp Labeln bland era Tickets i klienten så har ni massor av inspiration!
➡️ Skapa en "intern" Label i Admin och följ sedan upp denna med hjälp av
sökfunktionen i Tickets.
💜 Autojob Datalagring - Behöver ni lagra olika typer av ärenden olika länge?
Med hjälp av vår automatiseringsfunktion Autojobs kan ni enkelt radera ärenden
som innehåller känsliga uppgifter snabbare än er övergripande lagringstid. Skapa
en specifik Label t.ex. ”GDPR” som ni sätter på de ärenden som innehåller
känslig information, så kan vi på ImBox se till att dessa raderas med tätare
intervall.
➡️ Kontakta ImBox så hjälper vi er sätta upp en passande regel i Autojobs.
💜 Autojob "Pending" till "Closed" - Vill ni stänga inaktiva ärenden och snygga
till statistiken?
Alla ärenden som automatiskt läggs som "Pending" när ni svarar på en Ticket
kommer att ligga kvar med denna status tills det rensas av er övergripande
lagringstid, om kund inte svarar. Detta gör att ärendet kommer att räknas som
ett öppet ärende rent statistikt. För att snygga till statistiken kan vi enkelt
lägga in en automatiserad regel, ett Autojob, som gör att ärendet går från
"Pendig" till "Closed" efter x-antal dagar/veckor om ingen aktivitet skett. Men
vad händer om kunden ändå svarar efter detta? Inga problem, ärendet öppnas då
upp igen med all historik bevarad det kommer bara rent statistiskt räknas som
ett nytt ärende.
➡️ Kontakta ImBox så hjälper vi er sätta upp en passande regel i Autojobs.
Har ni några funderingar? Ta kontakt med oss så hjälper vi dig med ännu fler
tips och trix! 🤗
TICKETS: Använd globala filter i stället för My Views!
💜 Globala filter
Använder ni My Views och låter varje agent sätta upp egna filter i Tickets?
My Views fungerar bra om en agent vill ha ett filter som ingen annan agent vill
eller behöver ha, men ska alla agenter i en viss grupp, eller på hela ert bolag
ha ett filter med exakt samma regler är det bättre att använda globala filter.
Med hjälp av globala filter sparar ni tid när ni ska sätta upp ett nytt
ImBox-konto till en kollega – lägg till kollegan i rätt grupper och ge hen
tillgång till de mailboxar som hen ska ha tillgång till så finns filtrena på
plats på kontot redan vid första inloggning. I stället för att alla agenter ska
skapa filter under My Views i Tickets räcker det med att en administratör gör
detta – effektivt och inga missförstånd!
De som har administratörsbehörigheter kan skapa globala filter under Tickets >
Ticket Filters. Läs mer om globala filter här: Hur skapar och ställer jag in
filter i Tickets?
Webinar
FAQ: Utbildningswebinar: 5 handfasta tips & trix 🎥
5 handfasta tips & trix – så vässar du din kundkommunikation i ImBox FAQ!
Vi går igenom 5 handfasta best practices för FAQ och ger dig inblick i smarta
funktioner och innovativa exempel – allt för att du ska kunna erbjuda ännu
bättre kundservice och få ännu nöjdare kunder. De sista 5 minuterna i webinaret
svarar vi på tittarnas frågor.
Spana in vårt utbildningswebinar om ImBox FAQ! 👇
Vill du ladda ned den sammanställning som tagits fram efter webinarserien?
👉 Här kan du ladda ned sammanställningen!
FAQ, FORMS & TICKETS: Sammanställning – 5 tips & trix! 👏 [PDF]
Se en sammanställning med totalt 15 tips & trix! Med dessa best practices kan ni
maxa tjänsterna FAQ, Tickets & Dynamiska formulär – och i sin tur uppnå en
riktigt, riktigt vass kundservice.
Ladda ned sammanställningen på en gång!
👉 Sammanställning_utbildningswebinar -
5_tips_och_trix_för_FAQ_Ärendehantering_Dynamiska_formulär.pdf
Vill du se webinaren i efterhand?
Spana in dem här:
1️⃣ FAQ: 5 handfasta tips & trix 🎥
2️⃣ TICKETS: 5 handfasta tips & trix 🎥
3️⃣ FORMS: 5 handfasta tips & trix 🎥
FORMS: Utbildningswebinar: 5 handfasta tips & trix 🎥
5 handfasta tips & trix – så vässar du din kundkommunikation i ImBox Dynamiska
formulär!
Vi går igenom 5 handfasta best practices för de dynamiska formulären och ger dig
inblick i smarta funktioner och innovativa exempel – allt för att du ska kunna
erbjuda ännu bättre kundservice och få ännu nöjdare kunder. De sista 5 minuterna
i webinaret svarar vi på tittarnas frågor.
Spana in vårt utbildningswebinar om ImBox Dynamiska formulär! 👇
Vill du ladda ned den sammanställning som tagits fram efter webinarserien?
👉 Här kan du ladda ned sammanställningen!
FORMS & TICKETS: Webinar automatiseringar: Jobba smartare & mer effektivt 🎥
Så automatiserar du processer i ImBox olika produkter med fokus i Tickets och
Forms!
Vill du få inspo om smarta automatiseringar? Klicka då in på webinarfilmen 👇️
Sändes: 2023-09-20
TICKETS: Utbildningswebinar: 5 handfasta tips & trix 🎥
5 handfasta tips & trix – så vässar du din kundkommunikation i ImBox Tickets!
Vi går igenom 5 handfasta best practices för Tickets, ärendehanteringssystemet,
och ger dig inblick i smarta funktioner – allt för att du ska kunna erbjuda ännu
bättre kundservice och få ännu nöjdare kunder. De sista 5 minuterna i webinaret
svarar vi på tittarnas frågor.
Spana in vårt utbildningswebinar om ImBox Tickets! 👇
Vill du ladda ned den sammanställning som tagits fram efter webinarserien?
👉 Här kan du ladda ned sammanställningen!
